Administrasi Dana Kas Kecil

Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang digunakan untuk mendanai  pengeluaran-pengeluaran yang relative kecil.

A.        Karakteristik Kas Kecil

Kas kecil memiliki karakteristik, yaitu :

1.       Jumlahnya dibatasi sehingga tidak atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh management perusahaan.

2.       Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.

3.       Disimpan di tempat khusus, misalnya dikotak kecil yang biasa di sebut petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

4.       Ditangani oleh seorang petugas keuangan ditingkatan pemula (junior cashier)

B.        Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil

Pengelola administrasi dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan antara lain :

1.       Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek

2.       Bukti transaksi

3.       Peralatan Menulis

4.       Alat untuk menghitung

5.       Formulir Jurnal

6.       Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil

C.        Peralatan/Dokumen Yang Dibutuhkan

1.       Bukti Kas Keluar

2.       Cek

3.       Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

4.       Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5.       Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

D.        Fungsi-fungsi yang terkait dengan kas kecil

1.         Fungsi Kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

2.         Fungsi Akuntansi : bertanggung jawab mengenai pencatatan pengeluaran, transaksi, pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.

3.         Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil : bertanggungjawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembalidana kas kecil.

4.         Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta mempertanggung jawab kan kepada pemegang dana kas kecil.

5.         Fungsi Pemeriksa Intern : bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash count)secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.

E.         Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1.       Bagian Hutang

·         Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.

·         Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.

·         Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).

·         Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

·         Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.

·         Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2.        Bagian Kas

·         Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.

·         Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.

·         Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.

·         Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3.       Bagian Jurnal dan Laporan

·         Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.

·         Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)

·         Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4.       Pemegang Dana Kas Kecil

·         Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa

·         Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil

·         Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

F.         Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil.

Prosedur dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap sedikit berbeda dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi, pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.

G.       Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.

Sumber : http://vannyumal.blogspot.co.id/